Facturation client

 

Paramétrage

Les paramètres sont les suivants :

Depuis Paramétrage > Général : 
  • Il est possible d'activer la gestion comptable afin d'avoir le module comptabilité qui permet notamment de gérer la facturation client. 



 
Depuis Paramétrage > Comptabilité :
  • Format des factures clients : 3 formats sont proposés :  
                          - le récapitulatif livraison (comptable) : ce format de facture détaille par date de livraison
                          - le récapitulatif livraison (logistique) : par rapport au format comptable, les préférences clients apparaissent sur ce format.
                          - la synthèse produit 
 
  • Échéance des factures : lors de la facturation, si un nombre de jours est paramétré ici , la date d'échéance est donc calculé par rapport à ce nombre de jours. Si rien n'est paramétré ici, il est possible de renseigner une date d'échéance au moment où la facture est générée, sinon par défaut c'est la date est la même que la date de la facturation. 
 
  • "Délai de clôture automatique" : pour les circuits qui ne facturent pas manuellement, permet de paramétrer une facturation automatique le soir X jours après la date de livraison

 
  • Il est possible de paramétrer le libellé du fichier lorsque vous éditez la facture. Attention la variable ${NUM_FACTURE} qui correspond au numéro de facture est obligatoire dans le libellé.


Gestion des commandes


Lors de la facturation, les commandes passent de l’état en cours à l’état facturé :
 



 
La facturation des clients se fait dans l’écran de gestion des commandes, en sélectionnant les commandes à facturer et en sélectionnant l’action « clôturer les commandes en cours » :
 



 
Une fenêtre "Clôturer les commandes " apparaît alors. Plusieurs informations peuvent être renseignées avant de Clôturer.



Si les commandes de plusieurs clients sont sélectionnées, une facture est générée pour chaque client. Les commandes sont alors clôturées et ne peuvent plus être modifiées excepté les informations liées aux factures fournisseur.


Compte de facturation unique 


Le compte de facturation unique permet de facturer un client sur un autre compte client ou plusieurs comptes sur un seul et même compte client. 

Au moment de générer une (des) facture(s), il est possible de choisir le compte à facturer : 
  • Le client livré : c'est le compte client de la commande qui est facturé
  • Le compte de facturation du client si renseigné (sinon lui-même) : les commandes seront facturées sur le compte de facturation renseigné sur la fiche du client. Les commandes seront facturées sur son compte si il n'y a pas de compte de facturation de renseigné.
  • Un compte tiers : toutes les commandes sélectionnées seront facturées sur le compte du membre choisis.

Pour définir le compte de facturation d'un client, cela se fait sur sa fiche membre dans la partie Données client. 




Si un compte de facturation est le même pour plusieurs clients, il est possible de passer par un import/export et ainsi renseigner cette information plus facilement sur plusieurs comptes. 
Sur le fichier excel, il s'agit de la colonne U "Libellé compte facturation". 
 

Gestion de la comptabilité

 
Les factures sont ensuite téléchargeables dans l’écran de gestion de la comptabilité. Cet écran permet également de saisir des factures manuelles. 
 

 
  • Il faut choisir le compte pour lequel vous souhaitez éditer la facture.
  • La date de facturation apparaîtra sur la facture mais c'est aussi à cette date que vous la retrouverez dans La comptabilité. (Exemple : si vous éditez une facture du mois de mai que vous datez du 1/06, vous la retrouverez en juin dans La comptabilité). 
  • La date d'échéance ne doit pas être obligatoirement renseignée. Vous pouvez renseignez une date spécifique sinon la date par défaut est calculée selon le nombre de jours établi pour l'échéance des factures dans Paramétrage > Comptabilité. 
  • L'intitulé : si vous renseignez un intitulé celui apparaîtra sur la facture, sinon il n'y aura pas d'intitulé à votre facture. 
  • Description : ce champ n'est pas obligatoire, il peut permettre d'ajouter des informations sur la facture. 
  • "Avoir" : si l'option est cochée cela permet de passer le montant en négatif et donc de générer un avoir plutôt qu'une facture.
  • Montant facturé : il faut renseigner le montant HT puis sélectionner le taux de TVA à appliquer. Le montant de TVA est alors calculé automatiquement. Un code comptable peut être renseigné si cette facture ne doit pas être exportée dans le compte de vente paramétrée par défaut dans le paramétrage des Exports Comptables (écran accessible depuis Paramétrage > Comptabilité ou La comptabilité > Codes comptables > onglet "Général"). 
Lorsque la facture est créée, une ligne de commande est automatiquement générée avec un produit créé automatiquement également. Si vous souhaitez un libellé particulier il est nécessaire de l'indiquer dans le champ "Libellé". 
La ligne de commande sera rattachée au compte du client pour lequel la facture est générée. Le fournisseur sera par défaut le compte fournisseur principal du circuit (c'est à nous de le paramétrer si ce n'est déjà fait). Un fournisseur est aussi renseigné sur le produit créé par défaut, là vous pouvez le modifier si besoin. 


 
Depuis La comptabilité, les factures peuvent être annulées grâce à la croix rouge en bout de ligne de la facture concernée (1). Il est également possible de sélectionner une ou plusieurs factures et de choisir l'option "Annuler les factures" dans le menu déroulant "Sélectionnez une action" (2).


Une fenêtre apparaît alors pour confirmer l'annulation des factures. Si celles-ci étaient pointées, il est indiqué que le pointage sera annulé. Ce message n'apparaît pas si les factures ne sont pas pointées.
"L'information des commandes liées à la facture sera perdu", cela signifie qu'il n'y aura plus le détail des lignes de commandes sur la facture annulée.
Les lignes de commandes liées à la facture sont alors ré-ouvertes et toujours bien existantes. Elles peuvent à nouveau être modifiées puis facturées.





Lorsqu'une facture est annulée, un avoir d’annulation est automatique créé à la date où la facture est annulée. Par défaut les factures et avoirs annulés ne sont pas affichés, mais il est possible de les consulter en filtrant sur l'état "annulées des factures.
 
 
 

Automatisation de remise client


Il est possible de spécifier dans la partie "Données client" d'un fiche client un pourcentage de remise à appliquer au moment de la facturation. 




Lors de la facturation client il est alors possible de choisir d'appliquer automatiquement la remise renseignée sur le client (Remise Du client) sinon il est toujours possible de renseigner une remise au moment de la facturation (Remise personnalisée) 




Cela permet notamment de pouvoir facturer plusieurs clients en même temps malgré qu'ils aient des remises différentes. Cependant l'intitulé de la remise sera le même.
Il faut préalable renseigner la remise sur les fiches des clients concernés sinon aucune remise ne sera appliquée (0% par défaut).
 

Visualisation ou Téléchargement d'une facture 

NB : La visualisation a été mise en place afin de se rapprocher des outils de comptabilité généraliste dans le but de respecter les lois comptables.

-> Depuis l'écran de Comptabilité
Avant de télécharger (grâce au picto ) une facture, il est possible de la visualiser .
Cela permet de garder la possibilité de la supprimer totalement si il s'agit de la(les) dernière(s) facture(s) générée(s).
En effet à partir du moment où une facture est envoyée ou téléchargée, il est seulement possible de l'annuler (avec l'avoir d'annulation généré automatiquement) mais plus de la supprimer. 
Un message informatif apparaît lorsque vous téléchargez une ou plusieurs factures. 



Il est possible de visualiser, télécharger ou encore extraire sur excel toutes les factures à l'écran grâce aux options en haut à droite des factures : Visualiser, Télécharger, Extraire



-> Depuis l'écran des commandes
Une fois générée, la facture apparaît en bout de ligne de la commande. En cliquant dessus, c'est l'écran de visualisation de la facture qui apparaît. Il est ensuite possible de la télécharger depuis la fenêtre de visualisation si besoin.