Gestion des contacts

Accès direct :
 

Les contacts permettent de renseigner des destinataires supplémentaires lors de l'envoi de mail.

Sur la fiche d'un membre, s'il s'agit d'un client professionnel ou d'un producteur, il est possible d'ajouter des contacts pour ce membre et d'indiquer quel type de notifications il reçoit. 

 
Ajouter un contact

 

Sur la fiche d'un membre, dans la partie "Contact", cliquer sur le plus vert pour ajouter un nouveau contact.



Une nouvelle fenêtre "Ajout d'un contact" s'ouvre et vous pouvez y renseigner les différents champs nécessaires.
 

 

Dans le dernier champ "Type de contact", plusieurs choix se présentent :
  • Aucune notification : le contact est juste renseigner mais ne reçoit rien
  • Notifications administratives : ce contact ne recevra que les factures
  • Notifications des commandes : ce contact recevra toutes les notifications concernant les commandes
  • Toutes les notifications : ce contact reçoit les notifications administratives et celles des commandes. Il reçoit les mêmes notifications que l'adresse mail principale du membre.



Une fois que vous avez créé vos contacts, pensez à enregistrer en bas de page avec le bouton 

 

 
Importer / Exporter des contacts

 

Depuis l'écran de gestion des membres, vous pouvez exporter les contacts, en cliquant sur le bouton "Autres" puis "Export contacts".




Un fichier est alors téléchargé au format csv et peut être ouvert avec Excel ou Libre Office.
Si vous ouvrez ce fichier avec LibreOffice, vous verrez apparaître la fenêtre de réglages ci-dessous. Il est important de régler le séparateur sur « Point-virgule » et le jeu de caractères sur « Europe occidentale ».
 

Si vous ouvrez ce fichier avec Excel, le logiciel reconnaîtra automatiquement ce fichier.

Pour ajouter un certain nombre de contacts aux membres, vous pouvez donc passer par un import Excel.
Vous renseignez tout d'abord, 1 ou 2 contacts sur des membre puis vous exportez vos contacts. Vous ajoutez tous les contacts sur votre fichier généré puis vous le ré-importez.
Pour remplir le fichier vous aurez besoin de la référence et du libellé du membre auquel vous ajoutez un contact. 




Info: lors de l'envoi d'un message depuis l'écran des membres, le mail n'est pas envoyé aux adresses mail des contacts mais seulement à l'adresse mail principale.