Archives

Paramétrage de la date de clôture


Dans Paramétrage > Général, vous pouvez consulter la date de fin d'exercice. Celle-ci est paramétrée au 31/12 par défaut, si votre date de clôture comptable est différente et que vous souhaitez faire correspondre l'archivage avec celle-ci, merci de nous en informer pour que nous effectuons la modification.


 

Archives comptables

L'archivage d’un exercice fige les données relatives à cette période. Ainsi, sur la période archivée, il n'est plus possible de créer/modifier les commandes (y compris le stock), factures et versements.

L'archive générée contient toutes les données inaltérables relatives aux commandes, factures et versements (client et fournisseur), inventaires au format CSV et pourra être transmise à l’administration en cas de contrôle fiscal.

Encore une fois, cette opération étant irréversible, il est donc nécessaire de vérifier que toutes les données ont bien été (re)saisies/modifiées au préalable. Par exemple :

  • Facturer les commandes client en cours sur la période (même si la facture générée n'est pas sur la période de l'exercice)
  • Facturer les commandes pour les fournisseurs (idem)
  • Réaliser un inventaire à la date de fin d'exercice

Une période est archivable dès que la date de fin d'exercice est passée (cf écran Comptabilité > Archives ci-dessous),  le traitement s’exécutera en arrière-plan et vous recevrez un mail de confirmation une fois l'opération terminée.
Vous devez effectuer cette opération dans les 5 mois qui suivent votre date de clôture, au delà le logiciel le fera automatiquement pour vous.

Attention : Si vous gérez un suivi du solde des comptes et/ou du paiement en ligne, il est nécessaire de facturer les commandes (au moins une facture pour l'année) sinon le montant du solde au début d'exercice est faussé car les commandes sont archivées et ne sont plus décomptées dans l'encours.
 
Les données des 3 derniers exercices archivés restent consultables sur le site et affichées dans les statistiques.
Pour les exercices clos entre 3 et 10 ans (conservation réglementaire des documents), les données sont définitivement supprimées du site mais les archives restent téléchargeables.
Au delà, tout est supprimé.
 
NB: Pensez à télécharger vos archives pour sauvegarde et/ou envoi à l'administration fiscale en cas de demande.
Chacune contient toutes les éditions (BC, BL, factures, tickets de caisse) générées au cours de l'exercice et les exports complets de commande, facture, versement, et inventaire de stock.