Gérer les membres

Inscrire un membre permet de créer le compte d'un client (professionnel ou particulier), d'un producteur ou encore d'un coordinateur.

Inscrire un membre 

Depuis l'écran dédié, il suffit de cliquer sur le bouton "Inscrire un membre".


 

Une sous-fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle il est nécessaire de choisir le type de membre à inscrire :

 


 
  • Un particulier correspond à un membre basique pouvant être client ou coordinateur.

  • Un professionnel correspond à un client ayant des informations supplémentaires à un compte client particulier, notamment la dénomination de l'organisation, une adresse administrative.

  • Un producteur est un membre ayant des informations spécifiques en tant que fournisseur du circuit court.

Il faut ensuite entrer les informations selon le type de profil choisi.



Si un compte existe déjà avec l'adresse mail renseignée, une fenêtre de confirmation apparaît pour éviter de créer un doublon si cela n'est pas nécessaire.



Le succès de la création du membre est confirmée par une pop-in.




Le membre créé apparaît alors dans la liste de membres de la page de gestion des membres.


 

Compléter la fiche d'un client

La page de détail du membre s'ouvre alors dans laquelle il est important de renseigner plus en détail les coordonnées de ce dernier.

Fiche membre en vue simplifiée

 


Précision sur certains champs à renseigner : 
  • Dénomination : correspond au nom qui sera utilisé pour le client dans la liste de membres. Cela permet de mieux l'identifier s'il est différent de la raison sociale.
  • Adresse mail : obligatoire si le client veut se connecter pour accéder à son compte et commander en ligne. Il s'agit de l'adresse mail principale qui reçoit tous les mails envoyés depuis le site.
  • Adresse : il s'agit ici de l'adresse de livraison du client. Elle sera toujours utilisé sur un Bon de livraison et par défaut sur une facture si c'est la seule adresse renseignée.

Il est important de penser à enregistrer une fois les informations renseignées.
 

Fiche membre en vue complète

Pour y accéder, il faut utiliser le bouton "Complet" en haut à gauche (1) ou cliquer sur "Afficher les paramètres avancés" en bas de la fiche simplifiée.
Le menu de gauche (2) permet de naviguer plus facilement vers les différentes rubriques de la fiche client.




Précision sur certaines parties ou certains champs : 
  • Raison sociale de la partie Identité  : renseigner la raison sociale du client comme son nom l'indique, elle est utilisée sur les documents administratifs (Bon de livraison, facture...).
  • Partie Administratif (partie présente pour un compte client professionnel) : il est nécessaire de renseigner cette partie si l'adresse de facturation du client est différente de l'adresse de livraison, sinon l'adresse de livraison sera reprise par défaut pour les factures.
Dans la cas où l'adresse administrative est renseignée, il faut indiquer la raison sociale dans le champ "Adresse".
Si l'adresse mail est renseignée dans cette partie, lors de l'envoie de la facture par mail, seule cette adresse recevra le mail.
 

Compléter la fiche d'un producteur 

Lors de la création d'un membre de type producteur, des informations supplémentaires sont présentes sur la fiche du membre :
 
  • Fiche producteur : 



Pour activer cette partie, il suffit de cocher la case, d'enregistrer et de revenir modifier la fiche du producteur pour voir les informations à renseigner.
Cette partie permet de présenter le producteur, mettre une photo, et d'indiquer d'autres informations à son sujet. 
Ces informations sont notamment reprises lors de l'affichage de l'annuaire des producteurs sur le site.
 
  • Informations producteur :



Cette partie permet de renseigner des informations sur le producteur même si la partie "Fiche producteur" n'est pas activée.
Et ce sont ces informations qui prennent le dessus si les données producteurs sont activées.
Il est possible de masquer le nom du fournisseur des documents administratifs (option 1), dans ce cas c'est le nom du fournisseur principal du site qui sera utilisé.
Il est possible de masquer un fournisseur de l'annuaire (option 2) dans le cas où un annuaire des producteurs est présenté sur le site.
 
  • Comptabilité : 
 
Si la structure est assujetti à la TVA, cette option permet d'exempter un producteur de la TVA dans le cas où les factures producteur sont générées.
 
  • Droits : 



1 : Si la gestion du stock est activée sur le site, il est possible d'activer cette option pour que le producteur puisse accéder à l'état de stock de ses produits. Pour cela les produits doivent aussi être indiqués comme gérer en dépôt-vente.
2 : Permet de donner des droits spécifiques à chaque producteur, sinon ce sont les droits du paramétrage général qui sont appliqués.
3 : Cette option permet que le producteur, plutôt que gérer ses propres commandes, va gérer les commandes pour un groupe de fournisseurs (dans lequel il doit être impérativement inclus). C'est donc un groupe, créé au préalable, qu'il faut renseigner ici.
Si il se connecte, le producteur pour lequel l'extension est renseignée, verra alors ses commandes ainsi que celles de tous les producteurs inclus dans le groupe fournisseur paramétré.
 
  • Notifications : 



Il est possible de notifier automatiquement des producteurs des commandes qui les concernent, ces notifications peuvent être paramétrées plus spécifiquement pour chaque compte producteur, sinon c'est le paramétrage général qui est appliqué par défaut.

Il est toujours important de penser à enregistrer une fois les informations renseignées.
 

Modifier la fiche d'un membre

Modification individuelle

  • Depuis l'écran des membres, pour apporter des modifications sur la fiche d'un membre, il est nécessaire de cliquer sur le bouton "modifier" (crayon jaune) en bout de ligne du membre concerné.  
  • Depuis n'importe quel écran, il est possible de cliquer sur la loupe à côté du nom du membre. Une fenêtre s'ouvre alors avec la possibilité de "Modifier le compte".


Dans les 2 cas, la fiche complète du membre s'ouvre et il est possible d'apporter les modifications nécessaires.
Afin de sauvegarder les modifications, il faut cliquer sur « Enregistrer » en bas de page :



 

Action de masse sur les membres


Il est possible d'effectuer des modifications et actions massives sur les membres en utilisant les cases à cocher à gauche de chaque membre concerné par la modification.
Afin de faciliter ces modifications, il est intéressant d'utiliser le bouton "Filtrer" afin de cibler les membres à modifier. Il est ensuite possible d'utiliser la case à cocher située à gauche de l'intitulé "Pour la sélection" afin de sélectionner l'ensemble des membres à modifier.
Il suffit ensuite de sélectionner la modification à effectuer sur l'ensemble des membres sélectionnés via la liste déroulante des actions de masses disponibles.
 

Désinscrire un membre

Pour désinscrire un membre, il existe 2 solutions : 
  1. Depuis l'écran des membres 
    Il est nécessaire de cocher la case à gauche de la ligne correspondant au membre concerné, puis de sélectionner "Retirer des membres" dans la liste déroulante "pour la sélection".



    Il est nécessaire de confirmer cette désinscription au sein de la fenêtre qui s'ouvre.



    Après validation, une fenêtre de confirmation de désinscription apparaît.


     
  2. Depuis la fiche du membre 
    Aller sur la fiche du membre à supprimer grâce au crayon jaune en bout de ligne. 
    Une fois sur la fiche du membre, un bouton "Désinscrire" est présent sur la gauche.



    Il est nécessaire de confirmer cette désinscription au sein de la fenêtre qui s'ouvre.



    Après validation, une fenêtre de confirmation de désinscription apparaît.


 

Ajouter les droits coordinateur

Pour ajouter les droits coordinateur à un membre afin qu'il ait accès à toute la partie de gestion, dans la rubrique "Les membres", il faut sélectionner le membre concerné et dans le menu déroulant "Sélectionnez une action" choisir "Ajouter les droits coordinateurs".