Foire Aux Questions

1. Je souhaite inscrire un nouveau coordinateur ? 
 

- Si cette personne n'a aucun compte existant, je l'inscris alors en tant que membre dans la rubrique "Les membres" grâce à l'onglet "Inscrire un membre". Une fois son compte créé (qu'il soit particulier ou professionnel), je sélectionne ce membre dans la liste et à partir du menu déroulant "Sélectionnez une action", je choisis "Ajoutez les droits coordinateur". Pour que la personne puisse se connecter, elle se met sur l'écran de connexion et utilise "J'ai oublié mon mot de passe". 

- Si le membre existe déjà, vous avez juste à sélectionner le membre et lui ajouter les droits coordinateurs à partir du menu déroulant comme mentionné ci-dessus.

2. Que se passe t-il si je supprime une famille client/ fournisseur ou un groupe ? 
 

La famille ou le groupe est automatiquement retiré des membres concernés.

 

3. Comment prolonger un délai de commande ? 
 

Il est possible de mettre un délai de commande par défaut dans Paramétrage > Produits > Commandes > Gestion de commandes. 

Il est également possible de le modifier pour un produit en particulier sur sa fiche si le délai de commande n'est pas le même que pour les autres produits. 

Ou encore pour ceux qui gèrent des dates de livraisons, si vous souhaitez juste un délai différent de celui du paramétrage par défaut pour une ou certaines dates de livraisons, vous aller dans la rubrique "Les livraisons" et vous aller sur la date de livraison concernée avec le crayon en bout de ligne et vous modifier le champ "Ouverture des commandes". 

4. Comment donner la possibilité de payer à la livraison ? 
 

1 - Activer le mode de paiement "Paiement à la livraison" en le cochant dans Paramétrage > Boutique virtuelle 

2 - Donner une autorisation de découvert aux membres : soit sur la fiche d chaque membre en renseignant le champ "Encours maximal" lorsqu'ils sont déjà inscrits ou dans Paramétrage > Membres > Gestion des comptes en renseignant le champ "Autorisation de découvert par défaut". Lorsqu'un nouveau client s'inscrira, cette autorisation lui sera automatiquement appliquée.

Regarder notre aide en ligne pour en savoir plus sur les modes de paiement

5. Un client ne peut pas modifier une de ses commandes depuis son espace alors que le délai de commande n'est pas dépassé ? 
 

1 - Vérifier que l'option "Autoriser la modification des commandes validées avant expiration du délai de commande" soit bien cochée dans Paramétrage > Produits > Commandes.

2 - Si l'option est bien cochée, il est possible que la modification ou la suppression d'une commande ne soit pas possible car les produits sont passés en indisponibles. 

6. Quand est ce qu'une commande brouillon est-elle supprimée ? 
 

La suppression des commandes brouillons se fait à 22h15 si un des produits de la commande ne peut plus être commandé.
Par exemple, un produit à un délai de commande à 10j, la commande brouillon est saisie à 11j, le soir le brouillon n'est pas effacé, pareil le lendemain. Mais à 9j, le produit devient non disponible à la commande, le brouillon est donc supprimé à 22h (Pour éviter de valider un brouillon 2j avant la livraison alors que le produit à un délai de commande à 5j par exemple).

7. Paramétrage de l'heure de clôture des commandes
 

Si l'heure de clôture est paramétrée à 24h, cela correspond à la dernière heure de la journée. 
Par exemple, pour une livraison le vendredi, si le délai de commande par défaut est paramétré à 4 jours avec une  heure de clôture  à 24h, cela signifie que les commandes s'arrêteront le lundi soir à minuit dans la nuit du lundi au mardi. 
 

8. Je souhaite notifier un ou plusieurs producteurs de leurs commandes ?
 

Dans l'écran de gestion des commandes, Filtrer sur les commandes concernées > envoyer par mail > Choisir destinataire fournisseur(s) > choisir le type de pièce jointe et envoyer
Si on ne filtre par sur un fournisseur en particuliers et que les commandes des fournisseurs sont toutes à l'écran, en choisissant fournisseur(s) en destinataire, tous les fournisseurs sont notifiés de leurs commandes, chacun avec seulement ses produits.

9. Comment générer une facture pro forma ?
 

Pour générer une facture Pro Forma, vous devez saisir une nouvelle commande pour le client concerné et l'enregistrer en brouillon en passant par le bouton "Détail". 
Puis depuis l'écran des commandes, vous filtrez sur "en attente" dans le champ "Statut des commandes".
Il faut ensuite éditer la commande brouillon concernée. Vous modifiez le titre de l'édition "Bon de livraison client" en renseignant Facture Pro Format et en actualisant pour le mettre à jour.
Vous avez une facture Pro Forma que vous pouvez enregistrer ou envoyer.

10. Comment générer un avoir ?
 

Plusieurs solutions : 

- Vous pouvez pour la même date que la commande concernée créer des lignes de commandes avec les mêmes produits mais avec les quantités en négatives, lorsque vous générer une facture pour ces lignes de commandes là, vous obtenez un avoir. 
- Vous avez aussi la possibilité de créer un avoir depuis l'écran de comptabilité en faisant une nouvelle facture avec le montant correpsond et en cochant l'option "avoir" pour que ce montant soit bien négatif. Vous n'aurez pas de traces des produits concernés par l'avoir en faisant comme cela.
- Vous pouvez également créer un produit avoir sur votre commande avec une quantité et un montant négatif, ensuite vous facturez toutes les lignes de commandes en une seule fois et l'avoir apparaîtra sur la facture (dans ce cas là, il ne faut pas que la facture ait déjà été généré avant d'ajouter l'avoir)
 

11. Comment saisir un devis ? 
 

Tout d'abord il faut saisir une nouvelle commande et ensuite cliquer sur Détail pour pouvoir l'enregistrer en brouillon
Depuis l'écran des commandes il faut ensuite filtrer sur "en attente" pour le statuts des commandes.

De là tu peux éditer cette commande brouillon et changer le titre pour indiquer Devis et ensuite l'envoyer au client..

Si client valide le devis, un bouton permet de valider la commande : 

12. J'ai créé un nouveau lieu de livraison mais il n'est pas proposé aux clients ?
 

Effectivement vous avez bien créé votre nouveau lieu de livraison mais il faut penser à venir le cocher dans les dates de livraisons déjà existantes pour qu'il soit proposé aux clients au moment de leur commande. 
Aller dans Les livraisons, puis sur la prochaine date de livraison concernée grâce au crayon jaune en bout de ligne, cocher le nouveau lieu de livraison pour l'ajouter à cette date de livraison. Si vous avez d'autres dates de livraisons à venir et à mettre à jour : sélectionnez la date où vous avez déjà fait la modification, puis choisissiez l'option "Dupliquer les livraisons" en cochant "Forcer la mise à jour des livraisons existantes" 

13. Les produits d'un nouveau producteur marqués comme disponibles ne sont pas proposés sur la boutique ? 
 

Comme pour un nouveau lieu de livraison, il faut venir cocher ce nouveau producteur dans les dates de livraison déjà créées.
Aller dans Les livraisons, puis sur la prochaine date de livraison concernée grâce au crayon jaune en bout de ligne, cocher le producteur pour l'ajouter à cette date de livraison. Si vous avez d'autres dates de livraisons à venir et à mettre à jour : sélectionnez la date où vous avez déjà fait la modification, puis choisissiez l'option "Dupliquer les livraisons" en cochant "Forcer la mise à jour des livraisons existantes"  

14. Comment proposer le paiement en ligne à mes clients ?
 

Tout d'abord, vous devez contractez une contrat de vente à distance avec votre banque. Pour qu'ensuite nous puissions intégrer le TPE à votre site, nous avons besoin de certaines informations : l'identifiant site, l'identifiant connexion, la clé et le rang.
Le coût d'intégration du TPE sur votre site est de 150€. 

15. Comment ajouter un PDF sur une page du site ?
 

Il n'est pas possible d'afficher un PDF comme une image sur une page du site mais il est possible de créer un lien vers le fichier. Pour cela vous allez sur la page souhaitée, vous insérer un mot ou une phrase (exemple "Télécharger le document ici") que vous sélectionnez et ensuite vous cliquez sur le picto "Lien" (représenté par un maillon de chaîne). Vous avez une fenêtre qui s'ouvre ou vous allez sur "Ajouter" pour aller chercher votre PDF dans vos fichiers. 
Puis dans l'onglet "Cible" choisisses "Nouvelle fenêtre" à la place de "non défini". Lorsque vous cliquerez sur le lien du PDF celui ci s'ouvrira dans un nouvel onglet et permet de ne pas perdre la page du site. 

16. (Plateforme) Je souhaite saisir une commande pour un nouveau client mais aucun produit n'est proposé?
 

Pour un nouveau client pensez à renseigner les relations territoriales(double flèches vertes), sinon par défaut les produits de tous les producteurs ne lui sont pas proposés.

17. Comment annuler une facture ?
 

Depuis l'écran de La comptabilité, il est possible de supprimer une facture avec la croix rouge en bout de ligne de cette facture ou encore de sélectionner les factures à annuler et de choisir "Annuler les factures" dans le menu déroulant "Sélectionnez une action". Une fois la facture annulée, un avoir d'annulation est généré automatiquement. L'avoir d'annulation et la facture annulée peuvent être visibles lorsque l'on filtre sur l'état "annulées" des factures. Les lignes de commandes concernées par la facture annulée sont alors réouvertes. Elles peuvent à nouveau être modifiées, la facture peut ensuite être générée à nouveau.

18. Comment créer un diaporama sur une page de son site ?
 

Tout d'abord vous devez soit créer une nouvelle page, soit aller modifier une page déjà existante sur laquelle vous souhaitez insérer le diaporama. Vous utilisez les 4 flèches pour agrandir la fenêtre et allez sur "Source". 
Il faudra alors copier le code suivant : 


Récupérer le code sur ce document 

Ensuite cliquez à nouveau sur "Source", vous apercevez alors les images exemples du diapo. Double cliquez sur chacune d'entre elles pour les modifier et les remplacer par une de vos photos en allant sur "Parcourir le serveur" dans la fenêtre "Propriétés de l'image" qui s'ouvre. 
Si vous souhaitez plus d'images à votre diapo, vous pouvez dupliquer une ou plusieurs fois le type de ligne de code suivant dans "Source" à la suite des autres et avant le dernier  : 

<div><img alt="" src="http://boutique.potagerdepaulette.com/media/A1469723368548/image2.jpg" /></div>

Pour finir, cliquez sur les 4 flèches pour diminuer la fenêtre et pouvoir enregistrer votre page. 
 

19. Comment insérer une vidéo sur une page du site?
 

SI vous avez un fichier vidéo, il n'est pas possible de le télécharger sur une page du site, le fichier sera trop lourd.
Le mieux est de publier cette vidéo sur Youtube par exemple et d'intégrer ensuite cette vidéo à une page du site.

Une fois la vidéo publiée sur Youtube, il faut passer par le bouton Partager puis Intégrer.



Une fenêtre s'ouvre, il faut alors récupérer le code pour ensuite l'insérer sur la page du site. 



Pour insérer le code, il faut aller sur la modification de la page où vous souhaitez insérer cette vidéo. 
Cliquer sur les 4 flèches puis aller sur Source.
C'est ici qu'il faudra coller le code copié précédemment. 
La vidéo est alors intégrée à la page.